GROUPWARE

¿QUÉ ES EL GROUPWARE?

El objetivo es asistir a grupos en la comunicación, colaboración y coordinación de sus actividades.

El GROUPWARE es un sistema informático basado en la utilización de computadoras, las cuales soportan a un grupo de personas para realizar una tarea u objetivo en común y este provee una interfaz para un ambiente compartido.

En otra definición tenemos que un GROUPWARE son todas aquellas tecnologías interactivas, creadas especialmente para la toma de decisiones en grupo, no estructuradas o semiestructuradas, que tratan de eliminar las barreras comunes a la comunicación al proveer técnicas para organizar la forma de tomar tales decisiones

BEAUMONT Y SUTHERLAND.

CARACTERISTICAS:

-          Surge durante la década de 1980.

              El GROUPWARE es considerado como:

-          Un software

-          Una tecnología

-          Conjunto de tecnologías

-          Sistema de información especial.

-          Utiliza para su funcionamiento todas aquellas herramientas e infraestructura informática y de comunicaciones conveniente para la organización.

            CARACTERISTICAS DE DISEÑO:

El diseño de una aplicación de groupware debe contemplar los aspectos que se explican a continuación

Una adecuada presentación de las contribuciones de los individuos en la aplicación, tanto para él como para los demás usuarios. La aportación de cada uno de los usuarios en la aplicación debe ser reconocida de alguna manera por él y las demás personas que estén participando, de acuerdo a las reglas establecidas en dicha aplicación, buscando no afectar la integridad del usuario o del grupo.


Reconocimiento de la ubicación del individuo y del grupo. El usuario debe saber en todo momento, dónde están ubicados (dentro de la aplicación) tanto él como los demás participantes para no perderse en el contexto de la aplicación.


Incluir restricciones o privilegios especiales en el uso de canales para la interacción social. El usuario debe ser capaz de expresar su intención de involucrarse dentro de la aplicación para así evitar molestias por requerimientos inesperados de participación.


Construcción de roles sociales similares a los formados en las organizaciones. A está interpretación del rol deben seguir sus correspondientes funciones o responsabilidades dentro de la aplicación. Un ejemplo de esta interpretación se muestra al dirigir una junta.


Reconocimiento de la actividad dentro del sistema. El usuario debe estar al tanto de qué actividades están siendo ejecutadas dentro de la aplicación, quiénes las realizan y en cuáles se ve involucrado.


Identificación con el grupo de trabajo. Es necesario llevar un registro de todas las actividades realizadas por los grupos para poder monitorear y evaluar avances y logros.

En síntesis un groupware debe reunir los siguientes requisitos para un buen funcionamiento:

1- Face to Face interaction	2- Asynchronous interaction
3- Synchronous Distributed Interaction	4- Asynchronous Distributed Interaction

1.    Tecnologías de salas de reunión

2.    Editor de documentos

3.    Boletín físico

4.    E- mail

VENTAJAS:

-          Proporciona potenciales de mejora a la comunicación, ya que nos permite:

·         Comunicarnos mas fácilmente y a un bajo costo, sin tener presiones de tiempo y espacio.

·         Nos permite tener una comunicación más rápida.

·         Registra y encuentra más fácilmente la información.

·         Controla el acceso y la participación en la comunicación.

-          Proporciona potenciales de asistencia a la comunicación, debido a que:

·         Almacena y recupera mas fácilmente la información, permitiendo el tratamiento en tiempo real de grandes cantidades de información.

·         Realiza el intercambio de información más rápidamente.

·         Nos ayuda a realizar un buen trabajo en grupo.

DESVENTAJAS:

Una de las principales desventajas de utilizar un groupware es el requerimiento o conexión a la web, con lo cual la mayoría de estos software´s no darían un buen funcionamiento; debido a que su función primordial es el trabajo grupal a través del intercambio de información.

EJEMPLO:

workflux.net

¿Porqué workflux.net?

La forma en que se comunica y comparte información con sus colaboradores y clientes es crucial para que el flujo de su trabajo sea eficiente. Workflux.net ofrece la solución con una herramienta sencilla, accesible y segura para la distribución, administración y control de los archivos relacionados con sus proyectos.

¿Quién usa workflux.net?

Personas o empresas pequeñas, medianas y grandes que requieren compartir archivos y documentos se han beneficiado de workflux.net. Freelancers, estudiantes, agencias de publicidad, casas productoras, imprentas, despachos contables, burós jurídicos, escuelas, áreas de marketing, diseño, relaciones públicas y muchas empresas más.

Características de workflux.net

·         Control y administración de cuentas creadas a partir de una cuenta maestra.

·         Control de accesos a las cuentas creadas con asignación de privilegios.

·         Creación, control y administración de empresas, áreas o departamentos.

·         Creación, control y administración de carpetas por proyectos.

·         Soporte para subir archivos grandes (dependiendo del tipo de plan contratado es la capacidad máxima del tamaño de los archivos llegando hasta un máximo de 3Gb).

·         Control de los archivos que se han subido y la asignación de estos a diversos proyectos sin necesidad de volver a subirlos.

·         Posibilidad de pre visualización de formatos de imagen, audio y video de acuerdo a la siguiente tabla:

Formatos Soportados
Imagen	jpg, gif, png, tif, tga
Audio	mp3, wav, aif, wma
Video	mp4, mpg, mov, wmv, flv, avi
Documentos	Archivos de Word®, Exce®l, Power Poin®t, Acroba®t (pdf), Open Office®

·         Sistema de búsqueda avanzado para encontrar fácilmente los archivos

·        Seguimiento de las actividades de cada cuenta a través de archivos "bitácora", lo que permite un control de los usuarios que acceden al sistema y el manejo que cada usuario da a los archivos.

·         Panel de conversación que permite agregar comentarios por archivos, por carpeta y por proyecto.

• Personalización de logotipos de la empresa y de sus áreas o clientes.
• Personalización de los "avatares" (iconos) que ayuden a identifar a los usuarios.
• Interfaz multi-idiomas. Actualmente cuenta con idioma inglés y español, en un futuro se pretende agregar más idiomas dependiendo de la demanda.
• Control de capacidades/espacios en disco asignadas a cada cuenta.
• Dos tipos de vista de los archivos:
• Vista de Administrador de proyecto: En ella se podrán ver las carpetas existentes en el proyecto y se podrán subir o borrar archivos, crear o eliminar carpetas y otras funciones propias de la administración del proyecto.
• Vista de Detalles de archivo: En esta vista el usuario podrá ver el archivo y los detalles relacionados con el mismo (como resolución, carcterísticas del formato, espacios de color utilizado, meta-etiquetas, etc) que podrán extraerse de forma automática del archivo.
• El sistema está diseñado para correr en cualquier navegador de última generación. Se recomienda el uso de las siguientes versiones de los navegadores más usados:
• Microsoft Explorer 6.0 o superior
• Mozilla Firefox 2.0 o superior
• Safari 2.0 o superior
• El sistema tiene un diseño "líquido" lo que le permite ajustarse de forma inteligente a cualquier resolución que tenga configurada el usuario en su pantalla, sin embargo la resolución mínima recomendada es de 1024 x 760 pixeles.
• Opción de conexión SSL para transferencia de datos segura.
• Los archivos se encuentran guardados en servidores seguros y solo pueden ser accedidos a través del sistema y por personas con los permisos correspondientes.

REFERENCIAS:

http://ict.udlap.mx/people/lulu/documento/capitulo3.html    http://externos.uma.es/cuadernos/pdfs/pdf241.pdf               http://workflux.net/webregister/caracteristicas.php